En tiempos en los que ser multitasking, productivo y creativo es la regla, es necesario aprovechar todas las herramientas posibles que nos ayuden a cumplir con nuestros objetivos de una forma fluida y eficaz y así huir de la procrastinación.
A continuación te compartiremos dos metodologías ágiles para optimizar tus tiempos, planificar tus proyectos, organizar tus tareas y obtener resultados positivos y concretos en tu trabajo.
¡Manos a la obra!
Scrum
Es una metodología de trabajo colaborativo cuyo objetivo es gestionar proyectos de una forma ágil en tiempos breves. Sus procesos se basan en iteraciones, es decir entregas parciales pero regulares del producto final, tomando como principio la importancia de cada una de las partes dentro del todo.
Las fases de esta metodología son las siguientes:
1) Objetivos: antes de empezar la ejecución del proyecto, el cliente debe entregar una lista de objetivos priorizados del producto final deseado, los cuales serán la directriz que guiará todas las acciones a desarrollarse por parte del equipo.
2) Planificación de las iteraciones: generalmente cada una de las iteraciones debe tomar un tiempo promedio de dos semanas. El equipo de trabajo debe establecer una lista de prioridades, distribuirse y autodesignarse las tareas, y escoger los grupos de trabajo, creando así un ambiente de responsabilidad y espíritu colaborativo.
3) Monitoreo diario: todos los días el equipo deberá reunirse 15 minutos para medir el progreso de todas las tareas y los obstáculos que van presentándose en aras de hacer los ajustes necesarios en los tiempos adecuados. En estos encuentros es importante responder a las siguientes preguntas: ¿Qué he hecho hasta el momento para ayudar al equipo a cumplir los objetivos trazados?; ¿Qué voy a hacer a partir de este momento para ayudar al equipo a cumplir los objetivos?; ¿Qué obstáculos nos están impidiendo conseguir nuestros objetivos?
4) Reuniones regulares: para cada iteración se realiza una reunión con el cliente para demostrar los resultados, afinar los detalles, trabajar en posibles cambios y sumar a la consecución de la meta final.
Con cada iteración se procede de la misma forma, tomando en consideración la flexibilidad de los procesos pero tratando en la medida de lo posible de cumplir con los tiempos establecidos.
Durante estos procesos se afinan los resultados progresivamente y se empatiza con el cliente, generando así resultados más asertivos y cercanos a los objetivos establecidos, de una forma efectiva y rápida.
Kanban
Es un método de trabajo cuyo valor principal consiste en evitar el desperdicio de materia y energía en los procesos de producción y maximizar la eficacia de las tareas, de acuerdo a la demanda de cada cliente.
Kanban surgió en los años 40 en la Toyota Production Ssystem y desde entonces ha sido replicada, profundizada y mejorada en los procesos de trabajo actual de muchas organizaciones.
Sus fases son:
1) Flujo de trabajo: el primer paso es estudiar los flujos de trabajo requeridos para cumplir con las demandas de los clientes; mejorarlos en la práctica e ir realizando los ajustes necesarios para cada proyecto. En síntesis, luego de tener clara la distribución de las tareas, es imperativo hacer un cuadro visible, preferiblemente en una pizarra, con 3 columnas que corresponden a las categorías: “Por hacer”, “En progreso”, “Terminado” e ir apuntando en ella cada una las tareas pendientes.
2) Eliminar las interrupciones: establecer las delimitaciones pertinentes en las tareas y los procesos de trabajo. El establecimiento de un número máximo de elementos por cada fase da pie para continuar al siguiente paso en el momento oportuno.
3) Gestionar el flujo: monitorear constantemente el ritmo, la fluidez y la velocidad de los flujos de trabajo, es decir los procesos de producción. Lo óptimo es que se alcancen flujos ininterrumpidos y continuos a través de ajustes y mejoras regulares.
4) Objetivos y procesos visibles: lo que no se ve no se comprende, esta es la razón por la que se hace imprescindible la comunicación clara y directa de los objetivos, de los flujos de trabajo y las tareas, de manera que todo el equipo se sienta involucrado y encaminado hacia la misma meta.
5) Feedback: uno de los procesos más importantes son las reuniones regulares del equipo para monitorear y tomarle el pulso a la cadena de trabajo del equipo. Estas reuniones tienen varios objetivos: sincronizar al equipo, evaluar entregas, medir los progresos y encontrar y solucionar los obstáculos que ralentizan los flujos.
6) Trabajo colaborativo: bajo la filosofía de este método, el objetivo principal es mejorar el trabajo colaborativo pues una visión compartida no solo garantiza una cohesión del equipo sino una mejor comprensión de los objetivos y por ende mejores resultados para lograrlos.
La aplicación de estas dos metodologías en la vida laboral mejora la productividad de tu equipo porque ayuda a eliminar las interrupciones en los procesos y el desperdicio de energía; y por otro lado, ayuda a maximizar la eficiencia de los tiempos de respuesta para alcanzar resultados cada vez más óptimos.